Beneficios

• Automáticamente genera contratos, documentos, pagarés endosables, etc. con información que ya se encuentra en otros requisitos del expediente y solicita su firma digital con un grafo o con FIEL/e.firma
• Sube cualquier PDF a un requisito de firma y automáticamente se podrá firmar electrónicamente
• Solicita una selfie del firmante al momento de firmar un documento con grafo
• Incluye la geolocalización del firmante al momento de la firma de un documento
• Genera la constancia de conversación NOM 151 para tener plena validez en un juicio
• Notificación automática al firmante de que tiene un documento pendiente de firmar desde tu misma cuenta de correo, evita que el cliente desconfie de recibir correos de otras herramientas
• Aprovecha el seguimiento automático de XP Azul para saber el estatus de una firma

¿Cómo funciona?

En XP Azul puedes ejecutar procesos de firma electrónica de documentos, cotizaciones, contratos, pagarés, etc.

El proceso de firma puede iniciarse de dos maneras:

1. De manera totalmente automática cuando el expediente cuente con todos los datos que formen parte de una plantilla de un documento o contrato en DOCX o PDF utilizando nuestro generador de formatos y contratos.

2. Generando manualmente un PDF como una solicitud de crédito, contrato, pagaré, tabla de amortización, etc. y subiéndolo a un requisito de Firma Electrónica

Firmantes

Puedes tener diferentes procesos de firma digital para tus expedientes.

Cada proceso de firma se puede configurar para que una o varias personas firmen el mismo documento, por ejemplo el cliente principal, socio(s), representante legal y/o apoderado legal de ambas partes, testigos, oficial de cumplimiento, auditor, etc.

Por cada firmante se necesita conocer:

• Correo electrónico
• Nombre completo
• RFC en el caso de firmar con FIEL / e.firma

Usando nuestros Webservices o Zapier podrás de manera programática configurar los firmantes o directamente en nuestra interface web.

Tipos de firmas

Grafo

FIEL / e.firma emitida por el SAT

Demostración del proceso de firma electrónica con e.firma del SAT

Al firmar con FIEL / e.firma, por seguridad, solo se aceptará la firma de los RFCs especificados en el expediente. Se verificará que la firma esté vigente y que sea el certificado para firmar y no un certificado derivado como el usado para los sellos de facturación digital. Finalmente, al ejecutar la firma, se verificará directamente con el SAT que no haya sido revocada.

Ejemplo de un documento firmado con grafo y fotografía selfie del rostro del firmante

Al final del documento PDF se anexa la “Hoja de Firmas” con la información de todos los que firmaron e información de rastreo por lo que no es necesario que marques en los documentos dónde se firma.

Validez y legalidad de la Firma Digital

Puedes revisar el estudio de la legalidad de la firma digital a detalle en el sitio de nuestro partner https://www.weetrust.mx/legal incluso casos de éxito en juicios con nuestro otro partner https://www.mifiel.com/es/legal.

Nuestro resumen, sin ser un dictamen legal como los que podrás solicitar abajo realizados por abogados especialistas en la materia, es que en efecto la ley Mexicana acepta firmas en medios digitales, sin embargo, según la tecnología de firma utilizada es en quien recae la carga de probar la validez del documento firmado durante un juicio. Si el documento es firmado con FIEL/e.firma, aparentemente ya no es necesario comprobar la validez de la firma. Utilizando tecnologías que son más simples para el firmante, tipicamente la carga de comprobar la veracidad de la firma cae en el demandante. Nuestra sugerencia es que hables con tu equipo de abogados que serán los que te representarán en un litigio donde se quiera repudiar la firma, o dicho de otra manera, dónde se argumente que no se firmó el contrato.

Si deseas obtener el Dictamen / Opinión Legal sobre las herramientas Weetrust y MiFiel, por favor presiona el botón abajo y coloca tus datos para recibirlos.

Información técnica de la Firma Digital

XP Azul se ha asociado con las empresas Weetrust y MiFiel para poder ofrecer una solución de firma digital totalmente integrada al flujo del expediente cumpliendo con la NOM 151 utilizando de Prestador de Servicios de Certificación (PSC) a Advantage Security, S de RL de CV en ambos casos, mismo que está autorizado por la Secretaría de Economía. Además de resguardarse en el expediente el contrato firmado en PDF, se colocará la constancia de conservación de mensajes de datos en formato ASN.1 en formato DER o dentro de un XML, timbrada por el PSC. Esta constancia incluye el HASH del archivo que es la huella digital criptográfica que prueba su integridad así como el sello de tiempo. Adicionalmente, se puede almacenar el IP y geolocalización de los firmantes.

En el caso de firmar con FIEL / e.firma, según la especificación de MiFiel, los archivos de la firma, el .key y .cer, se utilizarán únicamente en el navegador y nunca saldrán de la computadora del usuario hacia Internet.

Otros proveedores de firma digital internacionales en principio cumplen con la normativa mexicana pero por ejemplo ni Docusign ni Pandadoc generan constancias NOM 151 lo cuál hace dificil comprobar la integridad de los datos del documento, cosa que es un requisito por ley, y se han desechados contratos firmados sin NOM 151 en juicios.

Pagarés endosables y/o cancelables

Los documentos electrónicos firmados electrónicamente no pueden, por sí solos, garantizar ser únicos. Esto podría generar un problema cuando son endosables o cancelables como un pagaré. Una persona podría endosar dos veces el mismo pagaré a dos diferentes personas al mismo tiempo, incluso si ya se canceló el pagaré. Si vas a manejar pagarés endosables o cancelables, es necesario que el documento desde su creación sea catalogado que podrá ser endosable y/o cancelable. Solicita activar este servicio adicional a la firma digital en tus expedientes para que tus documentos entren a un registro público de documentos digitales. Básicamente, al cancelar o endosar el pagaré se le agregará una hoja al mismo documento describiendo el movimiento de endoso o cancelación y se mantendrá el historial en el mismo documento.