¿Cómo funciona?

XP Azul puede enviar tu información y documentos a tus propios sistemas, sin embargo, de tu lado tu equipo de TI tiene que recibir esta información e insertarla a tus propios sistemas o darle instrucciones a XP Azul de qué hacer. Por cuestiones de seguridad, normalmente nuestros clientes no dan acceso a proveedores externos a sistemas internos de información, por esta razón XP Azul disponibiliza su información a ellos.

Antes de iniciar un desarrollo, te sugerimos revisar nuestros agentes existentes.

Te mostramos a continuación tan solo algunos ejemplos y alternativas. Por favor comenta con nosotros tus necesidades de integración, estamos para apoyarte. Revisa nuestras sugerencias de cómo integrarte antes de decidir tu estrategia o arquitectura.

Alternativas de integración

API: la más potente
Zapier: la más fácil para integrarte incluso con miles de herramientas comerciales
Requisitos de tipo Acción: permite mostrar que el requisito está pendiente, correcto o inválido aunque sea una acción que se tenga que hacer en otro sistema
Embedding: incrusta XP Azul a tu solución web actual
Ejemplo con Power Automate de Microsoft para subir documentos a Sharepoint

Ambiente de Pruebas o Sandbox

Los expedientes siempre van asignados a algún usuario de XP Azul. Para hacer pruebas, simplemente hay que generar un usuario nuevo dentro de XP Azul, ponerle de nombre algo como “Usuario Pruebas” y asignarle todas las pruebas a él. De esta manera los expedientes se podrán probar con las plantillas y requisitos que de verdad verá el usuario final sin necesidad de mantener dos ambientes.

¿Necesitas ayuda para desarrollar tu integración?

Si no cuentas con el tiempo para realizar tu integración o simplemente requieres de ayuda extra puedes contactar a nuestro socio de negocios WIGGI contactando a Bryan Sánchez. Ellos ya conocen perfectamente lo que es XP Azul y podrán apoyarte a configurar Zapier además de desarrollar integraciones a la medida a través de APIs.

Puedes mostrar este video a tu equipo técnico para que conozcan XP Azul, sus integraciones, API y Robot de Zapier

API

XP Azul cuenta con una API muy sencilla que nuestros mismos clientes pueden consumir para hacer sus integraciones. Básicamente puedes crear un expediente, ver y actualizar el estatus de los requisitos y descargar y subir archivos dentro del expediente. Incluso, otras mismas empresas que desarrollan sus productos Fintech y de otros ramos utilizan XP Azul como el backend de gerenciamiento del expediente ahorrándose una gran cantidad de tiempo y mantenimiento que los permite enfocarse a lo que los hace únicos a ellos; la gestión de expedientes es lo que nos hace únicos a nosotros.

Ejemplo de uso de API usando la herramienta gratuita Postman para pruebas de APIs

Robot xpA (powered by Zapier)

XP Azul cuenta con un componente para la herramienta Zapier que permite integrar XP Azul con miles de otras herramientas comerciales como CRMs, ERPs, gestores documentales, sistemas de archivos en la nube, etc.

Podrás configurar que algo detone la creación de un expediente como por ejemplo a partir de que se ingresen datos en un formulario o recibas un email o puedes hacer una carga masiva de expedientes mediante un archivo. También, podrás recibir una notificación cuando un expediente esté completo o cuando un requisito fue validado y si deseas podrás obtener cada archivo del requisito o hacer un archivo ZIP de todo el expediente que puedes mandar por un email, cargar a una carpeta en la nube o si quieres notificar a otro sistema por un Webhook tipo enviar mensajes a otras herramientas como por ejemplo de Firma Electrónica o usar una de las miles de integraciones que tiene Zapier con otros sistemas comerciales.

Para que puedas hacer automatizaciones de XP Azul dentro de Zapier, por favor crea primero una cuenta en zapier.com y envíanos el email con el que te registraste para otorgarte el acceso. Te mostramos unos ejemplos de integraciones a continuación.

Enviar los archivos de un requisito ya validado a otra herramienta

En este ejemplo en Zapier 1) se detecta que el estatus de un requisito ha cambiado a válido. 2) Se obtienen todos los detalles del requisito y 3) se crea, si no existe, la carpeta del expediente en Google Drive, asimismo 4) se genera, si no existe, una carpeta con el nombre del requisito y 5) se hace un bucle / loop de todos los archivos del requisito para que se 6) obtengan y 7) coloquen en esa carpeta de Google Drive.

Puedes ver un video más detallado de cómo armar el flujo anterior. Es sólo un ejemplo, puedes cargar los archivos en cualquiera de las miles de herramientas conectadas con Zapier como CRMs, Microsoft One Drive, Buckets S3, POSTs por Webhook a tu propio sistema, etc. En otros escenarios, quizá se quiere renombrar el archivo al cargarlo o agregarle un prefijo por ejemplo que todos los archivos cargados al requisito de la INE comiencen con el prefijo “INE – “, todas estas configuraciones son posibles con Zapier en un ambiente no-code.

Formulario self-service

La imagen anterior es un ejemplo usando Zapier que a partir de que se llena un registro en un formulario, se genera un expediente automáticamente y se manda un email dando la bienvenida al proceso de integración del expediente, se ve simple hacer las integraciones y lo son. Puedes tener multiples orígenes que generen expedientes por ejemplo desde un email o formulario hasta una notificación de tu sistema interno o ERP.

Al pre-aprobar el expediente de pre-calificación, generar el expediente extenso y notificar al cliente

Puedes tener un checklist muy reducido de requisitos solo para determinar si vale la pena pedir toda la documentación del cliente. En un requisito interno tendrás un formulario donde marcarás si está pre-aprobado o no. Al archivar el expediente Zapier leerá esa información y creará o no el expediente completo así como notificará a tu cliente de la decisión, todo de manera automática.

En la imagen anterior se detecta que un expediente ha sido archivado y se verifica si es del tipo de pre-calificación para continuar. Luego entonces se leerá el campo del resultado del análisis del requisito de preaprobación y dependiendo del valor del campo que podría ser *pre-aprobado* o *rechazado*, se ejecutarán acciones diferenciadas.

Actualizar estatus en CRM o BPM al completar o archivar un expediente

En la imagen anterior, al completar un expediente, solo se continua en el flujo si fue exitosa su integración y se actualiza el status en el CRM para avanzar a la próxima etapa, en este caso el ejemplo es con el CRM Pipedrive. Puedes ver un flujo más detallado de una integración a un CRM en este link.

Actualizar información en otro sistema al completarse el expediente (Webhook)

Típicamente se utiliza XP Azul para todo el flujo de obtención de documentos e información válida y una vez que ya se completa el proceso es cuando se manda un aviso para poder hacer siguientes pasos.

Mientras el expediente se está integrando es muy probable que algunos documentos que te suban estén incorrectos o incluso información que sea válida pase a caducar o invalidarse en una segunda revisión, por esta razón es que hasta que se complete el expediente en su totalidad es cuando se detona un aviso; así garantizas que continuarás el proceso con información totalmente válida y no con documentos o datos erróneos.

En la imagen anterior, al completarse o archivarse un expediente, se manda un mensaje a la API de otro sistema en la modalidad de Webhook. Cualquier sistema con API pública puede recibir este mensaje y tomar la acción necesaria como avanzar el proceso a otra etapa o terminarlo.

Enviar documentos del expediente, al completarse, a una persona o sistema

En la imagen anterior, al completar un expediente, solo se continua en el flujo si fue exitosa su integración, se genera un ZIP con los archivos del expediente y se manda el ZIP por email. Herramientas de gestión documental como OnBase y FileNet utilizando DataCap pueden recibir documentos por email para de esta manera almacenar ahí unicamente los documentos correctos de expedientes completos.

Enviar los documentos a otra ubicación al completar el expediente

En la imagen anterior al completar un expedientes, se hace un ZIP con todos los archivos del expediente y se cargan a una carpeta de Google Drive. Puede utilizarse cualquiera de los servicios integrados con Zapier como Dropbox, One Drive, etc. Si quieres una copia de los archivos en tu servidor interno por ejemplo, puedes entonces instalar Dropbox, Google Drive, One Drive, etc. en tu servidor y todos los expedientes que se suban a la carpeta de la nube con el ejemplo anterior se copiarán automáticamente a tu servidor.

Importación o generación masiva de expedientes a partir de un archivo CSV

carga masiva de expedientes — En la imagen anterior se puede ver una configuración de creación masiva de expedientes, al colocar un nuevo archivo CSV en una carpeta de Dropbox (también funciona con Google Drive y One Drive) se procesa cada renglón del archivo, se genera el expediente correspondiente y se manda el correo de bienvenida automáticamente. El archivo CSV debe tener en la primera fila el título de cada columna. Puedes ver el detalle del paso 3 aquí.

Actualizar el estatus de un requisito después de una acción en otro sistema

Si alguna acción externa actualiza en realidad el estatus de un requisito, por ejemplo que después de que se firme un contrato en un sistema de firma electrónica, podrías configurar esa herramienta de firma a mandar un mensaje (webhook) que actualice el requisito en el expediente a Válido sí todo se hizo bien o a Inválido si hay algo incorrecto.

Ejecutar acciones cuando se hayan validado algunos requisitos

En algunas ocasiones no te quieres esperar hasta que el expediente esté completo para ejecutar ciertas acciones, en esos casos puedes hacer tu regla de cuales requisitos necesitan estar válidos para ejecutar otras acciones por ejemplo.

En la imagen anterior se detecta que un requisito ha cambiado de estatus a válido en el expediente, cuando sucede esto se revisa entonces el estatus de otros requisitos para ver si ya están todos válidos y en ese momento detonar otra acción.

Requisitos de tipo “Acción”

Cuando se configura un requisito dentro de XP Azul, se puede optar que en vez de pedirle al usuario que suba un archivo dentro de la bóveda de documentos (la pantalla de los cuadritos), que en efecto apriete un botón que ejecutará una acción en otro sistema. Esta acción se configura como un URL a otro destino y XP Azul puede mandar parámetros a ese otro URL para vincular la acción.

Configuración de un requisito eligiendo como tipo Acción en vez del más utilizado que es Documento

En el campo de “Vínculo” colocamos el vínculo abajo que llevará a un script que identificará al expediente en cuestión y el requisito que se está accionando para ejecutar una acción que al terminar de ejecutarse se puede regresar al URL enviado como parámetro de retorno para que el usuario regrese de nuevo a la pantalla de requisitos pendientes.

Valor del campo Vínculo ejemplo: https://misistema.com/script.php?folder={{folder_id}}&requisito={{document_id}}&retorno={{folder_url}}

Ejemplo de lo que vería el usuario en la bóveda de documentos al entrar al requisito generado de tipo Acción

En este ejemplo, al presionar el botón “Firmar contrato”, el navegador pasará a una dirección como la siguiente:

https://misistema.com/script.php?folder=1234&requisito=12&retorno=https%3A%2F%2Fsistema.expedienteazul.com%2Fexpedienteazul%2Fvault%2FUmR4dnNLWHlAbcDeF%3Flanguage%3Des

En este caso, script.php es un script que tu equipo de TI desarrollará para preparar por ejemplo un contrato y mostrarle la pantalla de firma de contrato de la herramienta de firma digital que estés utilizando a tu usuario. Una vez que la herramienta de firma le notifique electrónicamente a tu equipo de TI que se completó el proceso, mediante nuestra API puedes avisarle a XP Azul que el requisito de ese expediente ya está completo, utilizando la información que se envió mediante parámetros a script.php.

Como alternativa para no tener que generar un script de retorno que modifique el estatus del requisito en el expediente, se puede configurar el requisito de tipo Acción dejando vacío el campo de Vínculo. Esto convertirá al requisito como un item que el usuario marcará como completado en vez de tener que cargar un documento. Con esto en mente, algunos clientes optan por poner en la descripción del requisito un link a otra página y describen “Por favor presiona este link para ir a este otro sitio, completa el proceso allá y una vez que lo hayas concluido presiona el botón de abajo que dice Concluí Firma”, por ejemplo.

Embedding o incrustando XP Azul dentro de tu plataforma

XP Azul tiene un diseño muy plano que muy fácilmente se puede incrustar (embedding) como IFRAME dentro de tu solución plataforma actual.

En este ejemplo de una armadora de autos se observa el encabezado que fue programado por ellos incluso con una barra de avance así como un chatbot y dentro de esa página con un IFRAME incrustó XP Azul.

Tanto XP Azul como tu solución a la medida deben operar del mismo dominio, aunque pueden ser diferentes subdominios. De lo contrario el navegador bloqueará contenido por motivos de seguridad de diferentes orígenes. Eg. el navegador no te dejará operar la página de tu banco en un IFRAME.

Al crear un expediente mediante la API, XP Azul te regresará un URL con un token que siempre te generará la página de carga de documentos y pedirá al usuario validarse en los casos cuando ya haya información a proteger. Alternativamente puedes manejar tu propia solución de autenticación y solicitarle a XP Azul un URL temporal que vas a incrustar y que no requiera autenticación mediante el end point de la API Get Folder Authenticated Link.

Este cliente capacita y realiza auditorias PLD y FT, integró XP Azul dentro de su propia herramienta de atención a sus clientes evitando el desarrollo de una sección de recabación y validación de documentos así como seguimiento a tareas

Si requieres de una personalización visual muy avanzada como por ejemplo si en vez de cuadritos quisieras rombos, puedes modificar la hoja de estilos CSS a tu gusto y enviárnosla para cargarla. No es posible agregar nuevas clases pero es posible reemplazar los estilos de todas las clases existentes ya que cada cliente nuestro puede tener su hoja de estilos personalizada.